Inventur, Inventar und Bilanz einfach erklärt — Unterschiede, Arten und Beispiele

Inventur & Inventar

Inventur: Die Bestandsaufnahme

Die Inventur ist das tatsächliche Zählen und Erfassen aller Vermögenswerte und Schulden.

• Körperliche Inventur: Erfassung durch Zählen, Wiegen oder Messen von Sachanlagen.
• Permanente Inventur: Laufende Erfassung im System plus mindestens eine körperliche Prüfung pro Jahr.
• Stichtagsinventur: Durchführung genau am Bilanzstichtag (meist 31.12.).

Inventar: Das Verzeichnis

Das Inventar ist das detaillierte, in Staffelform tabellarisch dargestellte Ergebnis der Inventur.

• Aufbau: Vermögen minus Schulden ergibt das Eigenkapital (Reinvermögen).
• Aufbewahrung: Das Dokument muss gesetzlich 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

💡 Tipp: Der Unterschied zwischen Inventur und Inventar ist einfach erklärt: Inventur ist die Tätigkeit (das Zählen), das Inventar ist das fertige Papier (die Liste).

Bilanz & Wertveränderungen

Bilanz Aufbau

Die Bilanz ist eine Kurzfassung des Inventars in Kontoform mit zwei Seiten.

• Aktiva (Links): Zeigt das Vermögen und die Mittelverwendung (z. B. Kasse, Forderungen).
• Passiva (Rechts): Zeigt das Eigenkapital sowie Schulden (Fremdkapital) und die Mittelherkunft.
• Gleichung: Die Summe der Aktiva entspricht immer exakt der Summe der Passiva.

Die 4 Buchungsfälle

Geschäftsvorfälle verändern die Bilanzwerte auf unterschiedliche Weise.

• Aktivtausch: Eine Aktivposition steigt, eine andere sinkt. Bilanzsumme bleibt gleich.
• Aktiv-Passiv-Mehrung: Sowohl eine Aktiv- als auch eine Passivposition steigen. Bilanzsumme wächst.

Beispiel: Kunde zahlt $100$ € bar auf sein Girokonto ein.

• Buchung: Kasse (+ Aktiva) an Sichtguthaben (+ Passiva)
• Effekt: Aktiv-Passiv-Mehrung um $100$ €.

💡 Tipp: Merk dir für die 3 Unterschiede zwischen Inventar und Bilanz: Die Bilanz ist kürzer (nur Gruppen), steht in Kontoform und braucht im Gegensatz zum Inventar zwingend eine Unterschrift.

Buchungstechnik & Konten

Grundbuch und Hauptbuch

Jeder Geschäftsvorfall wird nach dem Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“ zweifach erfasst.

• Grundbuch: Chronologisches Journal, das Buchungssätze zeitlich sortiert auflistet.
• Hauptbuch: Sachlich geordnete Konten, aufgeteilt in Soll (links) und Haben (rechts).
• Regel: Gebucht wird immer im Schema Soll an Haben.

Eröffnungs- und Schlussbilanz (EBK & SBK)

Hilfskonten übertragen die Bestände aus der Bilanz auf die Konten und zurück.

• EBK (Spiegelbild): Aktivkonten im Soll an EBK im Haben; EBK im Soll an Passivkonten im Haben.
• SBK (Ebenbild): SBK an Aktivkonten; Passivkonten an SBK.

Beispiel: Eröffnung eines Kassenbestands von $500$ €.

• Buchungssatz: Kasse an EBK $500$ €

💡 Tipp: Das EBK ist spiegelverkehrt zur Bilanz aufgebaut, das SBK ist das exakte Ebenbild der Bilanz.

Erfolgskonten & Geschäftsfälle

Erfolgswirksam vs. Erfolgsneutral

Geschäftsfälle verändern das Eigenkapital entweder direkt oder lassen es unberührt.

• Erfolgsneutral: Betrifft nur Aktiv- oder Passivkonten. Das Eigenkapital bleibt unverändert.
• Erfolgswirksam: Verändert das Eigenkapital durch Aufwendungen (Minderung) oder Erträge (Mehrung).

Das GuV-Konto

Erfolgskonten haben keine Anfangsbestände und werden über das Gewinn- und Verlustkonto (GuV) abgeschlossen.

• Aufwendungen: Mindern den Erfolg (z. B. Zinsaufwand, Mietzahlungen), stehen im GuV links (Soll).
• Erträge: Erhöhen den Erfolg (z. B. Provisionserträge, Zinserträge), stehen im GuV rechts (Haben).
• Abschluss: Der Saldo des GuV-Kontos wird direkt auf das Eigenkapitalkonto übertragen.

💡 Tipp: Aufwandskonten werden im Soll gebucht (Minderung EK), Ertragskonten immer im Haben (Mehrung EK).