Brief und E-Mail schreiben

Ein Brief kann entweder geschäftlich oder persönlich sein. Bei geschäftlichen Briefen gelten ähnliche Regeln wie bei Bewerbungsschreiben, während persönliche Briefe weniger formell sind.

Bei persönlichen Briefen steht die Adresse des Empfängers nur auf dem Umschlag, nicht im Brief selbst. Du sprichst den Empfänger meist mit Vornamen an (Dear John) und kannst Kurzformen wie "I'm" verwenden.

Der Abschluss eines persönlichen Briefes variiert je nach Beziehung:

• Bei engen Freunden und Familie: "Love" oder "Lots of love"
• Bei Bekannten: "Best wishes", "All the best" oder "Have a good time"

Merke dir: Informelle Briefe sind für Freunde und Familie gedacht. Beginne mit "Dear..." und einer Frage wie "How are you?" und nenne den Grund deines Schreibens.

Formelle Briefe

Formelle Briefe beginnen mit einer förmlichen Anrede wie "Dear Sir or Madam" oder "Dear Mr/Mrs/Ms..." und verwenden keine Kurzformen, sondern die vollständigen Formen wie "I am" statt "I'm".

Bei formellen Briefen ist Höflichkeit besonders wichtig. Statt "Can I..." schreibst du besser "Would it be possible..." und statt "I want..." verwendest du "I would like to...".

Halte deine Formulierungen kurz und klar. Statt lange Erklärungen zu schreiben, komme direkt zum Punkt. Zum Beispiel: "I am writing to inform you that my address will change starting on January 2016."

Wichtig: In formellen Briefen solltest du Abkürzungen vermeiden. Schreibe "I will" statt "I'll", "cannot" statt "can't" und "do not" statt "don't". Das wirkt professioneller und respektvoller.

Aufbau eines formellen Briefes

Ein formeller Brief folgt einer klaren Struktur. Oben rechts steht deine eigene Adresse, links darunter die Adresse des Empfängers. Das Datum schreibst du rechts nach oder unter der Empfängeradresse.

Der Betreff sollte kurz und präzise sein, wie zum Beispiel "Change of address for magazine subscription". Die Anrede beginnt mit "Dear Sir or Madam" oder "Dear Mr/Mrs/Ms...".

Im ersten Absatz nennst du den Grund deines Schreibens. Die mittleren Absätze enthalten die wichtigsten Informationen. Im letzten Absatz beschreibst du, welche Reaktion du dir erhoffst, z.B. "I am looking forward to getting the Shout Magazine to my new address."

Tipp: Die erste Zeile jedes Absatzes beginnt immer mit einem Großbuchstaben. Nach der Anrede schreibst du – anders als im Deutschen – den nächsten Buchstaben groß!

Allgemeine Struktur eines Briefes

Deine Adresse steht oben rechts, die des Empfängers links darunter. Das Datum schreibst du rechts neben oder unter der Empfängeradresse.

Die Anrede richtet sich danach, ob du den Namen des Empfängers kennst:

• "Dear Sir or Madam," – wenn du den Namen nicht kennst
• "Dear Mr Green," – wenn du den Namen kennst

Die Absätze sollten klar strukturiert sein: Der erste Absatz nennt den Zweck des Briefes, die mittleren Absätze enthalten die wichtigsten Informationen, und der letzte Absatz beschreibt die erwartete Handlung.

Die Schlussformel hängt davon ab, wie du den Brief begonnen hast:

• "Yours faithfully," – wenn du mit "Dear Sir or Madam" begonnen hast
• "Yours sincerely," – wenn du den Namen des Empfängers verwendet hast

Denk daran: Schreibe so einfach und klar wie möglich und mache den Brief nicht länger als nötig!

Datumsformat

Das Datumsformat unterscheidet sich je nachdem, ob du amerikanisches oder britisches Englisch verwendest.

Im amerikanischen Englisch wird das Datum so geschrieben:

• March 23, 2020
• 03/23/2020 (Monat/Tag/Jahr)

Im britischen Englisch sieht es so aus:

• 23 March 2020
• 23/03/2020 (Tag/Monat/Jahr)

Aufgepasst: Verwechsle nicht die Reihenfolge bei Datumsangaben! In Amerika kommt der Monat zuerst, in Großbritannien der Tag.

E-Mails schreiben

E-Mails funktionieren ähnlich wie Briefe – es gibt geschäftliche und persönliche E-Mails mit unterschiedlichen Regeln.

Für geschäftliche E-Mails kannst du folgende Formulierungen verwenden:

• "Thank you for your letter/e-mail of 5 May concerning..."
• "I am writing to inform you that/inquire about..."
• "I look forward to hearing from you soon"
• "Yours faithfully/sincerely"

Für persönliche E-Mails eignen sich diese Formulierungen:

• "Thank you (so much) for your letter/e-mail"
• "Great to hear from you"
• "It would be nice to..."
• "I'd love to..."
• "Hope to hear from you soon"

Wichtiger Unterschied zum Deutschen: Nach dem Komma in der Anrede schreibst du im Englischen groß weiter! Also "Dear John, I am writing to..."