Auftragsbearbeitung - Der komplette Durchlauf

Stell dir vor, du bestellst online ein neues Handy - dahinter läuft ein fünfstufiger Prozess ab, den jedes Unternehmen beherrschen muss. Vom Bestellungseingang über die Auftragserfassung und Auftragsbearbeitung bis hin zur Versandvorbereitung und Fakturierung - jeder Schritt muss sitzen.

Die wichtigsten Dokumente sind Rechnung und Lieferschein. Eine Rechnung muss acht Pflichtbestandteile enthalten: Namen und Adressen, genaue Warenbezeichnung, Nettopreis mit Leistungsdatum, Zahlungsbedingungen, Umsatzsteuer mit Bruttobetrag, Rechnungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer und die Steuernummer des Unternehmens.

Der Lieferschein ist dein Warenbegleitdokument und enthält Lieferant- und Kundendaten, Lieferscheinnummer mit Bezug zur Rechnung, Warenbezeichnung mit Artikelnummer, Mengenangaben, Liefer- und Ausstellungsdatum sowie Gewichts- und Verpackungsangaben.

Bei der Rechnungskontrolle prüfst du sowohl sachlich als auch rechnerisch. Sachlich bedeutet: Ist die Rechnung für dich bestimmt, ist die Ware angekommen, stimmen Rechnung und Lieferschein überein? Rechnerisch kontrollierst du Einzelpositionen, Rabatte und Steuerberechnung.

Merke dir: Ohne ordnungsgemäße Dokumentation läuft in der Geschäftswelt gar nichts!

Anfragen und Angebote - So funktioniert der erste Kontakt

Bevor du etwas kaufst, stellst du meist eine Anfrage - entweder allgemein (Kataloge, Preislisten) oder spezifisch (bestimmte Produkte mit Details). Anfragen sind rechtlich unverbindlich, du kannst also bei mehreren Anbietern gleichzeitig anfragen.

Angebote gibt es in drei Formen: mündlich, schriftlich oder elektronisch. Ein verlangtes Angebot antwortet direkt auf deine Anfrage, unverlangte Angebote sind Werbung für neue Produkte oder Sonderaktionen.

Die Bindung an ein Angebot ist normalerweise rechtlich verbindlich. Aber Achtung: Es gibt Ausnahmen! Keine Bindung besteht bei Freizeichnungsklauseln, verspäteter Annahme, Änderungen durch den Käufer, Ablehnung, rechtzeitigem Widerruf oder Angeboten an die Allgemeinheit (wie Schaufensterauslagen).

Für die Geräteauswahl bei Druckern und Kopierern spielen Faktoren wie Preis, Folgekosten, Leistungsumfang, Druckgeschwindigkeit, Zusatzfunktionen, Umweltfreundlichkeit und Druckqualität eine Rolle.

Praxis-Tipp: Sammle immer mehrere Angebote, bevor du eine Kaufentscheidung triffst!

Angebotsinhalte - Was drin stehen muss

Ein vollständiges Angebot enthält sieben wichtige Bereiche, die du kennen musst. Die Art, Güte und Beschaffenheit der Ware wird durch Artikelnummer, Handelsklassen, Herkunft oder Warenzeichen festgelegt. Ohne Vereinbarung gilt "Ware mittlerer Art und Güte".

Bei der Menge können Mindest- oder Höchstbestellmengen gelten. Der Preis kann durch verschiedene Rabattarten reduziert werden: Mengenrabatt, Wiederverkäuferrabatt, Treuerabatt, Personalrabatt, Sonderrabatt, Naturalrabatt, Einführungsrabatt, Bonus oder Skonto (Preisnachlass bei schneller Zahlung).

Die Zahlungsbedingungen unterscheiden sich je nach Zeitpunkt: vor der Lieferung (Vorkasse, Anzahlung), bei der Lieferung (Nachnahme, bar, sofort) oder nach der Lieferung (Rechnung mit Zahlungsziel).

Verpackungskosten werden unterschiedlich berechnet: Nettogewicht (inklusive Verpackung = gratis), Bruttogewicht (exklusive Verpackung = wird berechnet), Taragewicht (ausschließlich Verpackung = wie Ware berechnet).

Freizeichnungsklauseln machen Angebote unverbindlich ("ohne Obligo", "Preise freibleibend", "solange Vorrat reicht"). Erfüllungsort und Gerichtsstand regeln, wo Leistungen erbracht werden und wo bei Streitigkeiten verhandelt wird.

Wichtig: Geldschulden sind Bringschulden - das Geld muss der Käufer zum Verkäufer bringen!

Kundenprüfung und Online-Geschäfte

Bevor ein Unternehmen dir etwas verkauft, führt es eine Bonitätsprüfung durch. Dabei wird deine Kreditwürdigkeit überprüft - sowohl bei Neu- als auch bei Bestandskunden. Informationen gibt es von der Schufa, Kreditreform oder aus der eigenen Kundendatei. Das Kreditlimit bestimmt, bis zu welchem Wert du bestellen kannst.

Die Prüfung der Lieferfähigkeit hängt von deiner Anfrage ab. Geprüft wird: momentaner Lagerbestand + erwartete Zugänge - Reservierungen = verfügbarer Bestand. Bei Engpässen können Teillieferungen oder neue Liefertermine vereinbart werden.

Das ökonomische Prinzip funktioniert nach zwei Varianten: Minimalprinzip (festes Ziel mit minimalem Einsatz erreichen) oder Maximalprinzip (mit festem Einsatz maximales Ziel erreichen).

Online-Bestellungen bieten Vorteile wie größere Auswahl, günstigere Preise und Zeitersparnis. Verbraucher haben ein 14-tägiges Widerrufsrecht ohne Begründung - außer bei gebrauchten, personalisierten oder verderblichen Waren sowie bei CDs, DVDs und Tickets. Unternehmen haben grundsätzlich kein Widerrufsrecht, außer es steht in den AGB.

Achtung: Bei benutzten Waren kann Wertersatz verlangt werden, auch die Rücksendekosten trägst oft du!

Rechtsfähigkeit und AGB - Das musst du wissen

Rechtsfähigkeit bedeutet, Träger von Rechten und Pflichten zu sein. Natürliche Personen (Menschen) haben sie von Geburt bis Tod, juristische Personen (Unternehmen, Vereine) von Eintragung bis Löschung.

Geschäftsfähigkeit ist die Fähigkeit, Rechtsgeschäfte selbstständig abzuschließen. Bis 6 Jahre bist du geschäftsunfähig (alle Geschäfte nichtig), von 7-17 Jahren beschränkt geschäftsfähig (brauchst Zustimmung der Eltern), ab 18 Jahren voll geschäftsfähig. Ausnahme: der Taschengeldparagraph erlaubt Kindern kleine Käufe ohne Elternerlaubnis.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) sind vorformulierte Vertragsbedingungen für viele Verträge. Vorteile: einfacher Vertragsabschluss. Nachteile: Einschränkung der Vertragsfreiheit und mögliche Benachteiligung des schwächeren Partners.

Wichtige AGB-Regeln: Der Verwender muss auf AGB hinweisen, überraschende Klauseln sind unwirksam, individuelle Vereinbarungen haben Vorrang vor AGB, unwirksame Teile machen nicht den ganzen Vertrag kaputt. Verboten sind Rücktritts- und Änderungsvorbehalte sowie kurzfristige Preiserhöhungen (innerhalb 4 Wochen).

Merke: AGB dienen dem Verbraucherschutz - lass dich nicht von unfairen Klauseln über den Tisch ziehen!