Inventur, Bilanz und grundlegende Buchführungsprinzipien
Die Inventur ist die mengen- und wertmäßige Erfassung aller Vermögensgegenstände und Schulden zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie muss mindestens einmal im Geschäftsjahr durchgeführt werden und kann als körperliche Inventur (z.B. Kassenbestand) oder Buchinventur (z.B. Spareinlagen) erfolgen.
Das Inventar ist das ausführliche Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden mit genauen Angaben zu Art, Menge und Wert. Es muss bei Gründung, am Ende des Geschäftsjahres und bei Geschäftsaufgabe erstellt werden. Die wichtigsten Anforderungen sind Vollständigkeit und korrekte Erfassung.
Die Bilanz stellt Vermögen und Schulden gegenüber und wird in Kontoform geführt. Auf der Aktivseite stehen Vermögenswerte (geordnet nach abnehmender Liquidität), auf der Passivseite Schulden und Eigenkapital (geordnet nach zunehmender Fristigkeit). Die Aktivseite zeigt die Mittelverwendung, die Passivseite die Mittelherkunft.
Achtung! Für die Buchführung gelten strenge gesetzliche Anforderungen nach den §§238, 239 und 242 HGB. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verlangen, dass Eintragungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen müssen.
Die Aufbewahrungsfristen nach §257 HGB sind besonders wichtig: 10 Jahre für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege, 6 Jahre für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe. Du kannst dir das gut merken, indem du weißt: Je wichtiger das Dokument für die finanzielle Gesamtübersicht, desto länger die Aufbewahrungsfrist!