Grundlagen der Buchführung

Buchführung ist einfach gesagt die Art, wie Unternehmen alle Geldflüsse festhalten. Stell dir vor, du führst ein Tagebuch - nur dass hier alle Käufe, Verkäufe und Zahlungen reingeschrieben werden.

Buchungen sind die einzelnen Einträge in diesem "Tagebuch". Jede Buchung folgt dabei immer den gleichen Regeln, die du schnell drauf haben wirst.

Tipp: Die Buchführung ist wie ein Puzzle - am Ende muss alles perfekt zusammenpassen!

Bilanzgliederung - So ist ein Unternehmen aufgebaut

Die Bilanz zeigt dir auf einen Blick, was ein Unternehmen besitzt (Aktiva) und woher das Geld dafür kommt (Passiva). Links stehen die Aktiva - alles was dem Unternehmen gehört.

Das Anlagevermögen sind die großen, teuren Sachen: Grundstücke, Maschinen, Autos (Fuhrpark) und die Büroausstattung. Das Umlaufvermögen wechselt ständig: Rohstoffe, Waren im Lager, Geld in der Kasse und auf der Bank.

Rechts stehen die Passiva - hier siehst du, ob das Unternehmen mit eigenem Geld (Eigenkapital) oder geliehenem Geld (Fremdkapital) arbeitet. Fremdkapital sind Hypotheken, Darlehen oder Schulden bei Lieferanten.

Merksatz: Aktiva = Was hat das Unternehmen? Passiva = Woher kommt das Geld dafür?

Aktivkonten verstehen

Aktivkonten zeigen dir, was ein Unternehmen besitzt - von der Kasse bis zur teuersten Maschine. Bei Aktivkonten stehen die Anfangsbestände und alle Zugänge auf der Soll-Seite (links).

Wenn etwas dazukommt (wie eine neue Maschine), buchst du es ins Soll. Wenn etwas weggeht (wie Geld aus der Kasse), dann ins Haben (rechts). Am Ende rechnest du: Anfangsbestand + Zugänge - Abgänge = Schlussbestand.

Eselsbrücke: Aktiv-Soll-Zugang - alle drei Wörter fangen mit einem Vokal an!

Passivkonten funktionieren umgekehrt

Passivkonten zeigen, woher das Geld kommt - ob vom Chef selbst oder von der Bank geliehen. Hier ist alles andersherum als bei Aktivkonten!

Der Anfangsbestand und alle Zugänge stehen im Haben (rechts). Wenn das Eigenkapital steigt oder neue Schulden gemacht werden, buchst du ins Haben. Wenn Schulden zurückgezahlt werden, dann ins Soll (links).

Am Ende gilt: Anfangsbestand + Zugänge - Abgänge = Schlussbestand. Die Rechnung ist gleich, nur die Seiten sind vertauscht.

Tipp: Passivkonten sind wie Aktivkonten, nur spiegelverkehrt!

Hauptbuch - BGA (Betriebs- und Geschäftsausstattung)

Im Hauptbuch siehst du jedes Konto einzeln. BGA ist ein Aktivkonto, deshalb stehen Zugänge im Soll (links) und Abgänge im Haben (rechts).

Wenn das Unternehmen neue Büromöbel kauft, ist das ein Zugang ins Soll. Verkauft es alte Computer, ist das ein Abgang ins Haben.

Beispiel: Neuer Drucker für 300€ = Zugang ins Soll bei BGA!

Hauptbuch - VaLL (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen)

VaLL ist ein Passivkonto und zeigt, wie viel Geld das Unternehmen noch an Lieferanten schuldet. Hier ist alles umgekehrt: Zugänge stehen im Haben, Abgänge im Soll.

Wenn das Unternehmen auf Rechnung einkauft, entstehen neue Schulden (Zugang ins Haben). Bezahlt es die Rechnung, verschwinden die Schulden (Abgang ins Soll).

Merkhilfe: VaLL = Schulden bei Lieferanten, und Schulden sind Passiva!

Die 4 Fragen vor jeder Buchung

Bevor du buchst, stellst du dir immer diese 4 Fragen: Welche Konten sind betroffen? Sind es Aktiv- oder Passivkonten? Ist es ein Zugang oder Abgang? Welche Art der Bilanzveränderung liegt vor?

Die Bilanzveränderungen sind: Aktiv- oder Passivmehrung (Bilanz wird größer), Aktiv- oder Passivminderung (Bilanz wird kleiner), oder ein Aktivtausch/Passivtausch (eine Seite bleibt gleich).

Mit diesen 4 Fragen kriegst du jede Buchung hin - das ist dein Erfolgsrezept!

Wichtig: Diese 4 Fragen sind dein Buchungs-TÜV - ohne sie läuft nichts!

Der Buchungssatz - Immer Soll an Haben

Der Buchungssatz ist deine Buchungssprache und lautet immer "Soll an Haben". Du schreibst zuerst das Konto, das im Soll steht, dann "an", dann das Konto im Haben.

Du gehst dabei die gleichen 4 Fragen durch: Welche Konten? Aktiv oder Passiv? Zugang oder Abgang? Welche Bilanzveränderung? So wird jede Buchung zum Kinderspiel.

Vergiss nie: Soll kommt immer zuerst, dann "an", dann Haben. Diese Reihenfolge ist heilig!

Regel: Buchungssatz = Soll-Konto an Haben-Konto + Betrag!

Grundbuch - Ein praktisches Beispiel

Das Grundbuch (auch Journal genannt) ist wie dein Buchungs-Tagebuch. Hier trägst du chronologisch alle Geschäftsfälle ein.

Beispiel: Lebensmittel für 420€ auf Rechnung gekauft. Buchungssatz: Rohstoffe an VaLL, 420€. Rohstoffe (Aktivkonto) bekommen einen Zugang ins Soll, VaLL (Passivkonto) bekommt einen Zugang ins Haben.

Jede Buchung bekommt Datum, Belegnummer und den kompletten Buchungssatz. So hast du immer den Überblick!

Praxistipp: Ohne Beleg keine Buchung - das ist Gesetz!

Reihenfolge der Buchungsarbeiten

Die Buchungsarbeiten laufen immer in der gleichen Reihenfolge ab - wie ein Rezept, das du genau befolgst. Du startest mit der Eröffnungsbilanz und trägst alle Anfangsbestände in die Konten ein.

Dann buchst du das ganze Jahr über alle Geschäftsfälle. Am Jahresende machst du Inventar (alles zählen und bewerten), stimmst die Werte ab und schließt alle Konten.

Zum Schluss erstellst du die Schlussbilanz - fertig ist dein Buchungsjahr! Diese 7 Schritte sind dein roter Faden durchs ganze Jahr.

Erfolgsgeheimnis: Halte dich an diese Reihenfolge und du machst keine Fehler!